ばらばらのメモをAIで表にするときは、先に列名を決め、原文にない値を埋めないように伝えます。表になった後も、件数、日付、先頭のゼロ、未定の扱いを原文と照合してください。整った見た目だけでは、正しいデータになったとは判断できません。
この記事では架空の申込状況メモを使い、表への変換、スプレッドシートへ貼り付ける形式、貼り付け後の確認までを説明します。計算式の作成ではなく、文章を列と行へ整理する練習です。
まず、何を1行にするかを決める
同じメモでも、「申込先ごと」「日付ごと」「担当者ごと」では表の形が変わります。今回は一つの企画を1行にします。
元の架空メモはこちらです。
企画001：読書会。担当はA。申込は12人。開催日は未定。
企画002：文章整理の練習会。担当はB。申込は0人。開催日は2026年11月10日。
企画003：資料づくりの練習会。担当はまだ決まっていない。申込人数はメモにない。開催日は未定。列は「企画ID」「企画名」「担当」「申込人数」「開催日」「確認事項」に分けます。企画IDの001は識別用の文字列で、計算に使う数値ではありません。
列名と、欠けた情報の扱いを指定する
次のメモを、企画ごとに1行の表へ整理してください。
列は、企画ID、企画名、担当、申込人数、開催日、確認事項です。
企画IDの001・002・003は、先頭のゼロを残してください。
原文の0人は0のままにしてください。
人数の記載がない場合は「記載なし」としてください。
担当が決まっていない場合は「未定」としてください。
開催日が未定なら「未定」のままにし、推測で日付を入れないでください。
確認が必要な情報は、確認事項の列へまとめてください。
原文にない企画や値は追加しないでください。
［ここにメモを貼り付ける］この教材を整理した見本は次のとおりです。AIの実行結果を転載したものではなく、原文との照合用に本記事で作成した表です。
| 企画ID | 企画名 | 担当 | 申込人数 | 開催日 | 確認事項 |
|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 読書会 | A | 12 | 未定 | 開催日 |
| 002 | 文章整理の練習会 | B | 0 | 2026-11-10 | なし |
| 003 | 資料づくりの練習会 | 未定 | 記載なし | 未定 | 担当・申込人数・開催日 |
企画003の人数を0へ変えると、「申込がない」と「記録がない」を混同します。開催日が未定だからといって、近い日付を埋めることもしません。
議事録から担当と期限を整理する場合はAIで議事録からタスクを作る方法を参照してください。
貼り付け用には、タブ区切りを指定する
会話画面の表をコピーしても、環境によっては一つのセルへまとまることがあります。列を区切る文字を指定した形式を用意すると、貼り付け後の確認がしやすくなります。
確認した表を、タブ区切りのTSV形式で出してください。
1行目は列名、2行目以降はデータです。
各行は6列にしてください。
セル内の改行やタブは使わず、必要なら読点に置き換えてください。
内容と値は、確認した表から変更しないでください。TSVは、列と列をタブで区切るテキスト形式です。上の見本をコピー用にすると、次の形になります。
企画ID 企画名 担当 申込人数 開催日 確認事項
001 読書会 A 12 未定 開催日
002 文章整理の練習会 B 0 2026-11-10 なし
003 資料づくりの練習会 未定 記載なし 未定 担当・申込人数・開催日貼り付け先は、既存データのない空の範囲を選びます。先頭ゼロを残す企画IDなどは、貼り付け前に文字列として扱う表示形式を選び、貼り付け後に001が残っているか確認してください。
数値として扱いたい申込人数の列は、最終確認後に必要な形式へ整えます。文字列の「記載なし」を0へ置換する必要はありません。
一つの列に入ったら、区切り文字を確かめる
Google スプレッドシートの公式ヘルプでは、「データ」から「テキストを列に分割」を使い、区切り文字を選べます。
ただし、コピー時にタブがスペースへ変わった場合などは、期待どおり分割されないことがあります。そのまま右側のデータを上書きしないよう、空の範囲で試します。うまく分かれない場合は、AIへ区切り形式を改めて指定し、少ない行から確認してください。
日付や数値の表示形式は「表示形式」から調整できます。表示が変わっただけなのか、元の値が別の内容へ変わったのかを区別して確認します。先頭ゼロが失われたときは、元のテキストを残したまま、形式を確認して貼り直します。
貼り付け後は、行数と特徴のある値から確認する
今回の教材なら、データは3行、列は6列です。見出しを含めると4行になります。
| 点検項目 | この教材での確認内容 |
|---|---|
| 行数 | 001・002・003の3企画がある |
| ID | 001などの先頭ゼロが残っている |
| 0の扱い | 002の申込人数は0 |
| 欠けた値 | 003の人数は記載なし |
| 日付 | 002は2026-11-10、ほかは未定 |
| 担当 | 001はA、002はB、003は未定 |
長い表では、先頭と最後だけでなく、欠けた値や似た名前がある行も確認します。同じ企画が重複していないか、別の行の担当が混ざっていないかを見てください。
AIへ再確認を頼む場合も、元のメモを渡し、表と照合するよう指定します。同じAIが「正しい」と答えることだけを根拠にせず、重要な値は自分でも確認します。AIの回答をファクトチェックする方法も参考になります。
集計は、整理が正しいことを確かめてから
この教材で確認できる申込人数は12人と0人です。記載なしの企画があるため、「全企画の申込合計は12人」と確定することはできません。「人数が記載された2企画の合計は12人」と範囲を付けます。
表にする作業と、計算・判断する作業は分けると、誤りを見つけやすくなります。短い練習を増やしたい場合は生成AIの練習問題7日分を参照してください。
日常のメモ整理からAIの使い方を学びたい方は、RIALAをご覧ください。
参考にした公式情報
2026年10月27日時点で確認しました。元メモ、変換表、TSV、点検項目は本記事独自の架空教材です。
